Le ferie, per ogni lavoratore, sono il periodo più atteso dell’anno per godere di un po’ relax e recuperare le energie psicofisiche. Sancite dalla legge, ai datori di lavoro l’arduo compito di programmare e pianificare i periodi di stop per ogni dipendente affinché vi sia un bilanciamento tra le esigenze aziendali e quelle personali dei lavoratori.
Cosa dice la legge
L’articolo 36 della Costituzione sancisce il diritto alle ferie stabilendo che ad ogni lavoratore devono essere concesse delle ferie annuali retribuite alle quali non può rinunciare. Ad aggiunger un tassello alla normativa subentra l’articolo 2109 del Codice civile, il quale specifica che le stesse ferie vengono stabilite dal datore di lavoro tenendo conto sia delle necessità dell’azienda che delle esigenze del lavoratore.
Per quanto riguarda la durata delle ferie il Decreto Legislativo 66 del 2003 stabilisce che non debbano essere inferiori a quattro settimane annue, anche se, a seconda del contratto collettivo del lavoro di riferimento, tale periodo potrebbe variare.
Queste quattro settimane posso essere usufruite non necessariamente tutte nel corso dello stesso anno. Vi è l’obbligatorietà di godere di almeno due settimane di ferie nel corso dell’anno di maturazione e le restanti due settimane nel corso dei successivi diciotto mesi rispetto all’anno di maturazione. Le prime due settimane dovrebbero essere smaltite in maniera ininterrotta, mentre le restanti due settimane possono essere godute anche in maniera frazionata. Rimane valida la condizione che tali termini potrebbero variare in base alla diversa tipologia dei contratti collettivi o su differenti concessioni aziendali.
È importante che l’azienda si allineai con quelle che sono le disposizioni di legge a riguardo per non incorrere in sanzioni amministrative. Ma non solo. Nel caso in cui l’organizzazione agisse fuori dalle normative previste, può incappare in vertenze da parte dei lavoratori per il mancato godimento dei giorni di ferie.
La gestione delle ferie
Stabilire per ogni lavoratore determinati giorni di ferie in modo tale che la loro assenza non determini rallentamenti produttivi non è certo cosa semplice. Si sa che l’estate è il momento dell’anno in cui la maggior parte dei lavoratori desidera ardentemente allontanarsi dal lavoro, salire sul primo volo e raggiungere mete lontane. Ma ovviamente non tutte le aziende possono chiudere i battenti ed elargire ferie a tutti i lavoratori. Pertanto, è necessario che venga stilato un piano ferie che tenga conto delle esigenze produttive calibrate sulle volontà dei lavoratori cosicché le ferie collettive del personale possano essere organizzare in maniera ordinata e tempestiva.
Non c’è un periodo prestabilito riguardante i giorni e la durata delle ferie in quanto spesso la decisione si basa sul tipo di servizi e attività che l’azienda fornisce. In concerto con il direttore generale, il responsabile risorse umane e i singoli dirigenti dei vari reparti si analizza la situazione inerente alla produzione e si stabiliscono quelli che sono i periodi in cui, preferibilmente, il personale potrebbe andare in ferie. Solitamente questo studio preliminare viene eseguito all’inizio dell’anno così da avere immediatamente una situazione chiara dei mesi che verranno.
Fondamentalmente, l’azienda sottopone ai dipendenti un arco temporale idoneo per godere delle ferie ed i dipendenti, sulla base di queste indicazioni aziendali, selezionano le date a loro più consone. Una volta che tutti i lavoratori avranno esposto le proprie preferenze, spetterà alla direzione aziendale approvare il piano ferie.
Una volta approvato, tutti lavoratori riceveranno la conferma formale, a seconda delle modalità stabilite dall’azienda, dell’accettazione delle ferie. Eventuali modifiche o variazioni dovranno essere comunicate con congruo preavviso affinché si possa ristabilire il piano predisposto.
Le ferie individuali, richieste dal singolo individuo per brevi periodi di tempo, possono essere avanzate durante l’intero anno a seconda delle esigenze dei lavoratori. Le stesse, possono essere accettate o respinte dal datore di lavoro motivandone le ragioni.
Come compilare un piano ferie
Oggi, la maggior parte delle aziende ha superato la compilazione di moduli cartacei per la stesura dei piani ferie. Un sistema lento, lungo e che prevedeva milioni di pezzi di carta da dover firmare e consegnare a varie figure aziendali. La tecnologia ha indubbiamente velocizzato e semplificato questo processo.
Attraverso un software HR la gestione delle ferie viene ottimizzata in tutti i suoi aspetti. I dipendenti, accedendo alla loro dashboard personale, possono autonomamente inserire le richieste dei giorni di ferie, visionarne l’accettazione o il dinego e visualizzare i giorni di ferie godute, maturate e non fruite. Aa avvalersi dei benefici del software anche l’azienda stessa che riuscirà facilmente a snellire le comunicazioni con i lavoratori e ad integrare ed incrociare simultaneamente i dati per la compilazione del piano ferie.
Senza dubbio il modo migliore per efficientare i processi aziendali e aumentare l’engagement dei dipendenti.