Organizzare i documenti è un lavoro che molte persone considerano stancante mentalmente più che fisicamente, insomma i lavori di archiviazione e sistemazione possono essere semplici, ma anche molto faticosi. Per tale ragione esistono degli strumenti validi a supporto di questo lavoro, oggi li vedremo assieme.
Cartelle, raccoglitori, etichette e molto altro
Se avete la necessità di catalogare, mettere assieme e/o dividere documenti, carte e affini ovviamente non si potrà semplicemente suddividere le cose senza magari usare delle etichette che raggruppino ciò che si è andato selezionando. Quindi ora vedremo questi utili strumenti voce per voce capendo il contributo che possono fornire alla catalogazione necessaria per l’ufficio o per la casa.
Le Cartelle
Queste sono utili per riuscire a raggruppare singoli fogli e fare in modo che questi siano opportunamente raccolti in una specifica cartella o in più cartelle e magari suddivisi per data, per tipologia di documenti, e messi insieme catalogati applicando anche un’etichetta.
Raccoglitori
I raccoglitori invece vanno bene per le cartelline plastificate, altro strumento utilissimo per tenere insieme i fogli singolarmente o dei documenti che entrino in esse. Possono essere raccoglitori di diverse tipologie e avere anelli di diversa grandezza, a seconda del tipo di raccoglitore e di esigenza. Anche in questo caso si tratta di fare chiarezza e disciplinare i documenti.
Le Etichette
Ne avevamo parlato: le etichette sono utili per dare forma alle cose raccolte attraverso altre metodologie e per le ricerche rapide. Mettiamo il caso che stiate cercando dei documenti catastali: un’etichetta che spicchi su questi vi consentirà di reperirli con maggiore facilità e in tempi ridotti.
Inoltre essendo di tipologie e colori differenti potrete fare semplicemente una ricerca sommaria e trovare con facilità quello che cercate. In commercio esistono tanti modelli di etichettatrici per sbizzarrirvi con colori e grandezze.
Oltre alle etichette, alle cartelle, ai raccoglitori ci sono molti altri strumenti di cancelleria utili sia per la casa che per l’ufficio, a seguire vi forniamo un elenco degli stessi:
• Graffette colorate e dalle forme strane e particolari
• Foglietti colorati
• CD (la tecnologia consente di avere dei CD Dati a disposizione per catalogazioni che occupino meno spazio possibile e con documenti e carte sempre disponibili)
• Fogli personalizzati e personalizzabili
• Cucitrici
• Taglierini
• Blocchetti per gli appunti
Ci fermiamo su questi ultimi perché spesso sono accompagnati ai documenti e alle etichette.
I blocchetti di carta spesso vengono usati per segnare specifiche cose inerenti documenti e questi poi rimangono sparsi in giro magari anche lontani dai documenti a cui si riferivano, ma essendo staccabili singolarmente nei loro fogli è possibile anche metterli con una graffetta o dentro la medesima cartellina del documento o dei documenti a cui fanno riferimento così da raggruppare il tutto in modo da avere un quadro generale completo.
Anche le attaches vanno bene per questo compito ma in questo caso, pur parlando sempre di cancelleria, consigliamo le veline, ovvero i fogli di plastica trasparente con anelli piuttosto che quest’altro strumento perché con il tempo i primi si possono ossidare con l’umidità mentre la plastica conserva meglio le cose.
